Privacybeleid

KapPlan is een SaaS-product van Agon Studio, handelend onder de naam Agon Studio, met ondernemingsnummer 1039.533.360 en btw-nummer BE 1039.533.360. Agon Studio is vrijgesteld van btw en heeft haar maatschappelijke zetel te Tremelobaan 182, 3140 Keerbergen. Voor privacyvragen kan u ons bereiken via support@kapplan.be.

Dit privacybeleid geldt voor bezoekers van onze website, personen die een trial aanvragen, professionele klanten, dashboardgebruikers, medewerkers van aangesloten zaken en eindklanten die via KapPlan een afspraak boeken bij een aangesloten zaak.

Voor gegevens die KapPlan verwerkt voor eigen doeleinden, zoals websitebeheer, trial-aanvragen, accountbeheer, facturatie, support, beveiliging en communicatie, treedt KapPlan op als verwerkingsverantwoordelijke. Voor gegevens die een aangesloten zaak invoert of verzamelt over haar eigen klanten en afspraken, treedt KapPlan in principe op als verwerker namens die aangesloten zaak.

Wij kunnen onder meer de volgende gegevens verwerken:

Wanneer u een trial aanvraagt, gebruiken wij uw gegevens om te controleren of de aanvraag afkomstig is van een echte professionele barber, kapperszaak of salon. Wij kunnen de opgegeven gegevens controleren via publieke informatie, zoals een website, socialmediapagina of ondernemingsgegevens. Trial-aanvragen kunnen manueel worden goedgekeurd of geweigerd.

KapPlan is niet bedoeld voor het verwerken van medische gegevens, rijksregisternummers, bijzondere categorieën van persoonsgegevens of andere gevoelige gegevens. Klanten mogen zulke gegevens niet invoeren in vrije tekstvelden, klantnotities of afspraaknotities, tenzij zij daar zelf een geldige wettelijke basis voor hebben en dit uitdrukkelijk met KapPlan is overeengekomen.

Wij verwerken persoonsgegevens voor:

Afhankelijk van de verwerking baseren wij ons op uitvoering van een overeenkomst, precontractuele maatregelen, wettelijke verplichtingen, gerechtvaardigd belang, toestemming of de instructies van de aangesloten zaak wanneer KapPlan als verwerker optreedt.

Wij sturen alleen marketingcommunicatie wanneer daarvoor een geldige opt-in bestaat of wanneer dit wettelijk toegestaan is. Marketing opt-in is apart van de verplichte trial-aanvraag en mag niet vooraf aangevinkt zijn.

Wij delen gegevens alleen wanneer nodig voor de levering van de dienst, bijvoorbeeld met hostingproviders, databaseproviders, e-mailproviders, SMS-providers, betaalproviders, boekhoudsoftware, supporttools of juridische/administratieve dienstverleners. Een actuele lijst van subprocessors staat op de pagina Subprocessors.

Wanneer dienstverleners gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, zorgen wij voor passende waarborgen waar vereist, zoals standaardcontractbepalingen of andere wettelijke mechanismen.

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze werden verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is. Trial-aanvragen worden bewaard zolang nodig om de aanvraag te beoordelen, misbruik te voorkomen en commerciële opvolging te doen. Account-, facturatie- en administratieve gegevens kunnen langer bewaard worden om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Wij nemen redelijke technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder toegangscontrole, beveiligde verbindingen, logging, role-based access, back-ups, rate limiting, anti-spam maatregelen en beperking van toegang tot bevoegde personen.

Betrokkenen hebben, binnen de wettelijke voorwaarden, recht op inzage, verbetering, beperking, verwijdering, bezwaar en overdraagbaarheid van hun gegevens. Verzoeken kunnen worden gestuurd naar support@kapplan.be. Wanneer het verzoek betrekking heeft op gegevens die wij namens een aangesloten zaak verwerken, kunnen wij het verzoek doorverwijzen naar of afstemmen met die zaak.

Wanneer u vindt dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, vragen wij u eerst contact op te nemen via support@kapplan.be. U hebt ook het recht klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.

Meer informatie over cookies en vergelijkbare technologieën staat in ons Cookiebeleid.

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze diensten, verwerkingen of wettelijke verplichtingen wijzigen. De meest recente versie staat steeds op deze pagina.

KapPlan verwerkt gegevens om trial-aanvragen te beoordelen, misbruik te voorkomen, de SaaS-dienst te leveren, accounts te beveiligen, afspraken te beheren en support te geven. KapPlan is niet bedoeld voor medische of gevoelige gegevens.