Algemene voorwaarden

KapPlan is een SaaS-product van Ukehaxhaj, Agon, handelend onder de naam Agon Studio, met ondernemingsnummer 1039.533.360 en btw-nummer BE 1039.533.360. De btw-status is “Vrijgesteld van btw - kleineondernemersregeling”. De maatschappelijke zetel is Résédalaan 15, 1910 Kampenhout. Contact: support@kapplan.be.

KapPlan is bedoeld voor professionele gebruikers, waaronder barbers, kapperszaken en salons. Door KapPlan te gebruiken of een proefperiode aan te vragen verklaart de gebruiker te handelen voor professionele doeleinden en niet als consument.

Een aanvraag voor een proefperiode geeft niet automatisch recht op toegang. KapPlan controleert elke aanvraag manueel. KapPlan mag aanvragen weigeren, beperken of bijkomende informatie vragen wanneer de aanvraag niet afkomstig lijkt van een echte professionele kapperszaak, barber of salon.

Een proefaanvraag is geen automatische aankoop. Er worden geen betaalgegevens gevraagd en er wordt geen betalend abonnement geactiveerd zonder duidelijke bevestiging van de klant.

KapPlan biedt software voor online boekingen, afspraakbeheer, dienstenbeheer, openingsuren, klantenbeheer, medewerkersbeheer, communicatie en salonbeheer. De concrete functies hangen af van het gekozen abonnement.

Bij de v1-launch zijn Barber en Barber Plus de actieve plannen. Barber start vanaf €24,95 per maand. Barber Plus start vanaf €39,95 per maand. KapPlan rekent geen btw aan onder de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. Een betalend abonnement start pas na duidelijke bevestiging en een gecontroleerde betaalopzet. De exacte prijs en voorwaarden kunnen afhankelijk zijn van pilotafspraken, gekozen functies en schriftelijk bevestigde kortingen.

Barber Pro en Barber Multi zijn nog niet beschikbaar zolang zij niet officieel gelanceerd zijn. Functies zoals voorschotten, financiële no-showbescherming via betaalstromen, online klantbetalingen, marktplaatsbetalingen, gesplitste betalingen, uitbetalingen en beheer van meerdere vestigingen maken geen deel uit van de actieve v1-dienst. Operationele no-show-opvolging zonder klantbetaling hoort wel bij Barber Plus.

KapPlan verwerkt in v1 geen betalingen van eindklanten voor kappersdiensten of salondiensten. De aangesloten zaak blijft zelf verantwoordelijk voor haar prijzen, diensten, klanten, afspraken, annulaties, terugbetalingen aan eindklanten en uitvoering van geboekte diensten.

De klant is verantwoordelijk voor het correct beheren van gebruikers, toegangsrechten, wachtwoorden en accounts binnen zijn omgeving. KapPlan mag toegang tijdelijk beperken bij misbruik, veiligheidsrisico’s, betalingsachterstand of schending van deze voorwaarden.

Na afloop van een proefperiode of pilotfase kan de klant een betalend abonnement afsluiten. Abonnementen worden vooraf gefactureerd of betaald, tenzij anders overeengekomen. Toegang kan worden beperkt of stopgezet bij niet-betaling.

Prijzen worden weergegeven “vanaf” een bepaald maandbedrag. De btw-status is “Vrijgesteld van btw - kleineondernemersregeling”. KapPlan rekent geen btw aan onder de btw-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen.

KapPlan mag prijzen wijzigen voor toekomstige abonnementsperiodes. Bestaande klanten worden vooraf geïnformeerd over materiële prijswijzigingen. Prijswijzigingen gelden niet retroactief voor reeds betaalde periodes.

De klant kan zijn abonnement stopzetten volgens de voorwaarden van het gekozen plan of de schriftelijke overeenkomst. Bij maandelijkse abonnementen blijft toegang in principe actief tot het einde van de reeds betaalde periode, tenzij anders overeengekomen.

Reeds betaalde abonnementsperiodes worden niet automatisch terugbetaald, behalve wanneer wettelijk verplicht of wanneer KapPlan daar uitdrukkelijk schriftelijk mee instemt. Zie ook het terugbetalings- en opzegbeleid.

De klant blijft zelf verantwoordelijk voor zijn diensten, prijzen, afspraken, communicatie met eindklanten, uitvoering van afspraken, zaakbeleid en naleving van toepasselijke wetgeving.

KapPlan streeft naar een stabiele en veilige dienstverlening, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze werking. Onderhoud, updates, storingen of externe providerproblemen kunnen tijdelijk impact hebben op beschikbaarheid.

Voor zover wettelijk toegestaan is KapPlan niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, omzetverlies, winstderving, reputatieschade, verlies van data door foutief gebruik, gemiste afspraken of claims van eindklanten. De totale aansprakelijkheid van KapPlan is beperkt tot het bedrag dat de klant in de drie maanden voorafgaand aan het schadegeval aan KapPlan heeft betaald, behalve bij opzet of waar de wet een beperking niet toestaat.

De verwerking van persoonsgegevens wordt geregeld in het Privacybeleid en, waar van toepassing, de Verwerkersovereenkomst. De klant mag geen medische gegevens, rijksregisternummers, bijzondere categorieën van persoonsgegevens of andere gevoelige gegevens invoeren, tenzij dit uitdrukkelijk toegestaan en wettelijk correct geregeld is.

Het is verboden KapPlan te gebruiken voor illegale activiteiten, spam, misbruik, ongeoorloofde toegang, verwerking van verboden gegevens, inbreuken op rechten van derden of activiteiten die de veiligheid of werking van het platform verstoren.

Alle rechten op de software, naam, interface, teksten, ontwerpen, code en documentatie van KapPlan en Agon Studio blijven eigendom van KapPlan/Agon Studio of haar licentiegevers. De klant krijgt enkel een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht zolang het abonnement actief is.

KapPlan kan deze voorwaarden wijzigen. Materiële wijzigingen worden redelijk vooraf meegedeeld. Verder gebruik van KapPlan na de ingangsdatum betekent aanvaarding van de aangepaste voorwaarden.

Op deze voorwaarden is Belgisch recht van toepassing. Geschillen worden bij voorkeur eerst minnelijk opgelost. Indien nodig zijn de bevoegde rechtbanken volgens toepasselijk Belgisch recht bevoegd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Voor vragen over deze voorwaarden kan de klant contact opnemen via support@kapplan.be.

KapPlan levert B2B software aan professionele barbers, kapperszaken en salons. Proefaanvragen worden manueel gecontroleerd. Barber en Barber Plus zijn actief in v1. Barber Pro en Barber Multi zijn momenteel niet beschikbaar. Online klantbetalingen, voorschotten en beheer van meerdere vestigingen zijn nog niet actief in v1.