Algemene voorwaarden

KapPlan is een SaaS-product van Agon Studio, handelend onder de naam Agon Studio, met ondernemingsnummer 1039.533.360 en btw-nummer BE 1039.533.360. Agon Studio is vrijgesteld van btw en heeft haar maatschappelijke zetel te Tremelobaan 182, 3140 Keerbergen. Contact: support@kapplan.be.

KapPlan is bedoeld voor professionele gebruikers, waaronder barbers, kapperszaken en salons. Door KapPlan te gebruiken of een trial aan te vragen verklaart de gebruiker te handelen voor professionele doeleinden en niet als consument.

Een trial-aanvraag geeft niet automatisch recht op toegang. KapPlan controleert elke aanvraag manueel. KapPlan mag aanvragen weigeren, beperken of bijkomende informatie vragen wanneer de aanvraag niet afkomstig lijkt van een echte professionele kapperszaak, barber of salon.

Een lead-trial is geen automatische aankoop. Er worden geen betaalgegevens gevraagd en er wordt geen betalend abonnement geactiveerd zonder duidelijke bevestiging van de klant.

KapPlan biedt software voor online boekingen, afspraakbeheer, dienstenbeheer, openingsuren, klantenbeheer, medewerkersbeheer, communicatie en salonbeheer. De concrete functies hangen af van het gekozen abonnement.

Bij de v1-launch zijn Barber en Barber Plus de actieve plannen. Barber start vanaf €24,95 per maand. Barber Plus start vanaf €39,95 per maand. Agon Studio past de bijzondere vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen toe en rekent daarom geen btw aan. De exacte prijs en voorwaarden kunnen afhankelijk zijn van pilotafspraken, gekozen functies en schriftelijk bevestigde kortingen.

Barber Pro en Barber Multi zijn Coming soon zolang zij niet officieel gelanceerd zijn. Functies zoals voorschotten, financiële no-showbescherming via betaalflows, online klantbetalingen, marketplace payments, split payments, payouts en multi-location beheer maken geen deel uit van de actieve v1-dienst. Operationele no-show-opvolging zonder klantbetaling hoort wel bij Barber Plus.

KapPlan verwerkt in v1 geen betalingen van eindklanten voor kappersdiensten of salondiensten. De aangesloten zaak blijft zelf verantwoordelijk voor haar prijzen, diensten, klanten, afspraken, annulaties, refunds aan eindklanten en uitvoering van geboekte diensten.

De klant is verantwoordelijk voor het correct beheren van gebruikers, toegangsrechten, wachtwoorden en accounts binnen zijn omgeving. KapPlan mag toegang tijdelijk beperken bij misbruik, veiligheidsrisico’s, betalingsachterstand of schending van deze voorwaarden.

Na afloop van een trial of pilot kan de klant een betalend abonnement afsluiten. Abonnementen worden vooraf gefactureerd of betaald, tenzij anders overeengekomen. Toegang kan worden beperkt of stopgezet bij niet-betaling.

Prijzen worden weergegeven “vanaf” een bepaald maandbedrag. Agon Studio rekent onder de huidige vrijgesteld van btw geen btw aan. Facturen vermelden “Bijzondere vrijstellingsregeling kleine ondernemingen”.

KapPlan mag prijzen wijzigen voor toekomstige abonnementsperiodes. Bestaande klanten worden vooraf geïnformeerd over materiële prijswijzigingen. Prijswijzigingen gelden niet retroactief voor reeds betaalde periodes.

De klant kan zijn abonnement stopzetten volgens de voorwaarden van het gekozen plan of de schriftelijke overeenkomst. Bij maandelijkse abonnementen blijft toegang in principe actief tot het einde van de reeds betaalde periode, tenzij anders overeengekomen.

Reeds betaalde abonnementsperiodes worden niet automatisch terugbetaald, behalve wanneer wettelijk verplicht of wanneer KapPlan daar uitdrukkelijk schriftelijk mee instemt. Zie ook de Refund & Cancellation Policy.

De klant blijft zelf verantwoordelijk voor zijn diensten, prijzen, afspraken, communicatie met eindklanten, uitvoering van afspraken, zaakbeleid en naleving van toepasselijke wetgeving.

KapPlan streeft naar een stabiele en veilige dienstverlening, maar garandeert geen ononderbroken of foutloze werking. Onderhoud, updates, storingen of externe providerproblemen kunnen tijdelijk impact hebben op beschikbaarheid.

Voor zover wettelijk toegestaan is KapPlan niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, omzetverlies, winstderving, reputatieschade, verlies van data door foutief gebruik, gemiste afspraken of claims van eindklanten. De totale aansprakelijkheid van KapPlan is beperkt tot het bedrag dat de klant in de drie maanden voorafgaand aan het schadegeval aan KapPlan heeft betaald, behalve bij opzet of waar de wet een beperking niet toestaat.

De verwerking van persoonsgegevens wordt geregeld in het Privacybeleid en, waar van toepassing, de Verwerkersovereenkomst. De klant mag geen medische gegevens, rijksregisternummers, bijzondere categorieën van persoonsgegevens of andere gevoelige gegevens invoeren, tenzij dit uitdrukkelijk toegestaan en wettelijk correct geregeld is.

Het is verboden KapPlan te gebruiken voor illegale activiteiten, spam, misbruik, ongeoorloofde toegang, verwerking van verboden gegevens, inbreuken op rechten van derden of activiteiten die de veiligheid of werking van het platform verstoren.

Alle rechten op de software, naam, interface, teksten, ontwerpen, code en documentatie van KapPlan en Agon Studio blijven eigendom van KapPlan/Agon Studio of haar licentiegevers. De klant krijgt enkel een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht zolang het abonnement actief is.

KapPlan kan deze voorwaarden wijzigen. Materiële wijzigingen worden redelijk vooraf meegedeeld. Verder gebruik van KapPlan na de ingangsdatum betekent aanvaarding van de aangepaste voorwaarden.

Op deze voorwaarden is Belgisch recht van toepassing. Geschillen worden bij voorkeur eerst minnelijk opgelost. Indien nodig zijn de bevoegde rechtbanken volgens toepasselijk Belgisch recht bevoegd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

Voor vragen over deze voorwaarden kan de klant contact opnemen via support@kapplan.be.

KapPlan levert B2B software aan professionele barbers, kapperszaken en salons. Trial-aanvragen worden manueel gecontroleerd. Barber en Barber Plus zijn actief bij v1. Barber Pro en Barber Multi zijn Coming soon. Online klantbetalingen, voorschotten en multi-location beheer zijn nog niet actief in v1.